به موجب قوانین تجارت ،هر شخصیت حقوقی ( شرکت ) باید پس از تاسیس و ثبت جهت تشکیل پرونده مالیاتی در واحد مالیاتی اقدام نماید.وفق مقررات مربوطه ، شرکت تا 2 ماه پس از تاسیس مکلف به تشکیل پرونده دارایی و پرداخت حق التمبر مالیات سرمایه می باشد. شرکتی که پرونده مالیاتی نداشته باشد نمی تواند کد اقتصادی اخذ نماید و شرکت بدون کد اقتصادی نمی تواند فعالیت داشته باشد ، همچنین شرکتی که فاقد پروانه مالیاتی باشد در پایان سال مالی نمی تواند اظهارنامه مالیاتی فعالیت شرکت را به سازمان مالیات و دارایی تحویل دهد و آخر اینکه چنانچه شرکت برای تشکیل پرونده مالیاتی در زمان مقرر، اقدام نکند به موجب قانون سازمان مالیات و دارایی مرتکب جرم شده است.در واقع، تشکیل پرونده مالیاتی به معنای آن است که شرکت به سازمان امور مالیاتی اعلام نماید که چنین شرکتی تاسیس شده و طبق قانون دو در هزار سرمایه شرکت را پرداخت نماید. در غیر این صورت مشمول جریمه مالیاتی دو برابر مبلغ اولیه خواهد شد.به عبارت دیگر در صورت عدم تشکیل پرونده و پرداخت حق التمبر دارایی ظرف دو ماه ، به جای 2 در هزار ، معادل 6 در هزار سرمایه ثبت شده باید پرداخت نمایید.
اظهارنامه مالیاتی چیست : اظهارنامه هر ساله برای همان سال مالیاتی تنظیم می شود که از یک فروردین هر سال آغاز شده و تا 29 اسفند ماه ادامه می یابد .البته این در خصوص اشخاص حقیقی صادق است و در مورد اشخاص حقوقی ، اگر سال مالی شرکت در اساسنامه با سال مالیاتی متفاوت است ، در آمد سال مالیاتی به موجب اساسنامه شرکت مبنای تعیین مالیات قرار داده می شود ، ارائه اظهارنامه یک وظیفه قانونی برای تاجران و شرکت ها محسوب شده و در صورتی که شرکت ها و تجار در انجام این وظیفه کوتاهی یا تقلب کنند مشمول جریمه های مالیاتی و مجازات های در نظر گرفته شده در قانون خواهند شد
تشکیل پرونده دارایی : پس از ثبت هر شرکت لازم است نسبت به تشکیل پرونده مالیاتی در حوزه مالیاتی مربوطه اقدام کرد ، پس از ثبت شرکت اعضا آن تا دوماه مهلت دارند ، نسبت به تشکیل پرونده مالیاتی اقدام کنند ، این امر مستلزم پرداخت حق ابطال تمبر سرمایه است به عبارتی تشکیل پرونده دارایی به معنای این است که به این سازمان اعلام کنید که شرکتی به ثبت رسانده ایم و براساس قوانین دو هزارم سرمایه شرکت را به عنوان مالیات پرداخت می کنیم در غیر این صورت جریمه مالیاتی دو برابر این میزان را باید پرداخت نماییم ، یعنی پس از اتمام مهلت دوماهه شش هزارم مبلغ سرمایه شرکت به هنگام تشکیل پرونده مالیاتی باید پرداخت گردد
- مدارک مورد نیاز جهت تشکیل پرونده دارایی
1.اصل و کپی کلیه مدارک شرکت ( اساسنامه ، اظهارنامه ، شرکتنامه ، تقاضانامه ، روزنامه رسمی ، مهر شرکت )
2.اصل و کپی آخرین تغییرات در روزنامه رسمی ( در صورت وجود تغییرات)
3.اصل و کپی مدارک شناسایی اعضای شرکت
4.تکمیل دفترچه مشخصات شناسایی شرکت
5.گواهی امضای صاحبان امضای مجاز اشخاص حقوقی در دفتر خانه اسناد رسمی
6.فیش واریزی دو در هزار سرمایه ابتدایی شرکت
7.فیش آب و برق و تلفن و گاز دفتر شرکت
8.وکالت نامه یا معرفی نامه کتبی از طرف شرکت ( چنانچه مدیر عامل حضور نداشته باشد).
9.اجاره نامه یا سند مالکیت دفتر شرکت به نام شرکت
