براساس ماده 6 قانون تجارت ، کلیه اشخاص اعم از حقیقی و حقوقی پس از ثبت شرکت جهت اظهار هزینه ها و درآمدهای خود به دفاتر پلمپ نیاز دارند
دفاتر پلمپ به صورت دفترکل و روزنامه می باشند که بر حسب کارکرد 50-100-150 برگی می باشند
تمامی شرکت ها در صورتی که کارکردی داشته باشند جهت مشخص نمودن عملکرد مالی خود موظف به تکمیل این دفاتر هستند ، عدم اخذ ، تکمیل و ارایه این دفاتر باعث علی الراس شدن شرکت خواهد شد .
در صورتی که شرکت فعالیتی هم نداشته باشد جهت اعلام عدم فعالیت خود به دارایی ، باید دفاتر پلمپ شده خود را به صورت سفید یا خالی به حوزه دارایی شرکت تسلیم نمایند
علت نامگذاری این دفاتر ، به نام دفاتر پلمپ به این دلیل است که کلیه صفحات این دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت ها پلمپ می شوند
پلمپ دفاتر برای شرکت های تازه تاًسیس تا 30 روز پس از درخواست امکان پذیر است ، ولی دفاتر پلمپ شده ی شرکت های دیگر برای هر سال مالی که از فروردین تا انتهای اسفند است ، باید قبل از شروع سال مالی جدید اخذ شود ، پلمپ دفاتر الزامی می باشد زیرا جزء قوانین می باشد و در صورت عدم انجام آن جریمه مالیاتی می شویم ، عدم صدور صورتحساب ، عدم درج شماره اقتصادی ، استفاده از شماره اقتصادی خود برای دیگران یا برعکس ، مسئولیت تضامنی + 10 درصد مبلغ مورد معامله که بدون رعایت ظوابط این ماده صورت گرفته باشد را در بردارد.
